Управление рисками – главный принцип фасилити

Сергей ПОТРЕСОВ: «Наработки передовых управленцев способны оптимизировать бюджеты собственников, но экономия на сотрудниках управляющей компании всегда увеличивает риски». ___________________________________________________________

Сергей Потресов

Досье автора

Сергей Потресов,директор по управлению недвижимостью компании «ФМ-КРАФТ». Окончил Московский государственный горный университет по специальности «инженер-электрик». Работал исполнительным директором на Московском трубном заводе. В «ФМ-КРАФТ» пришел в 2016 г. Имеет большой опыт по развитию бизнеса в сфере управления административными и коммерческими объектами недвижимости.


Одна из главных задач любой управляющей компании (УК), организации – четкое бюджетирование доходно-расходной части. Идеально для заказчика, когда по итогам эксплуатации все статьи бюджета формата open-book выполняются копейка в копейку. Но чаще бюджет рассчитывается с определенной долей запаса, поскольку никто не застрахован от незапланированных расходов. Между тем опытные управленцы умеют максимально нивелировать возможные риски. Такие специалисты есть и в нашей компании. В своей работе основной упор мы делаем на качество эксплуатации, которое, в свою очередь, зависит от штата сотрудников и профессионального аудита объекта. Если УК отрабатывает и то и другое по максимуму, то можно не только избежать дополнительных расходов, но и оптимизировать бюджет, то есть сэкономить денежные средства заказчика. Впрочем, вовсе не закладывать риски нецелесообразно, каким бы опытом ни обладала управляющая компания.

Скупой платит дважды

Эксплуатация – это всегда расходы, и, естественно, основную затратную часть составляет фонд оплаты труда. Кадры решают все, и никуда мы от этого не денемся. Ни один объект невозможно одномоментно заполнить идеальными сотрудниками. Ротация и подбор персонала весьма важное мероприятие. От качества формирования штата, от того, какая сумма заложена на вход, то есть на первоначальный этап работы УК с новым объектом, в конечном итоге зависит эффективность (безаварийность) эксплуатации здания в дальнейшем.

Какие тут могут быть риски? Так как бюджет согласовывается с собственником, то не всегда удается доказать, что его объект требует определенного уровня расходов. Зачастую заказчики, стараясь добиться экономии, занижают возможные траты. В результате их несговорчивость сказывается на качестве специалистов.




В этом случае мы стараемся вести диалог максимально открыто. Объясняем, что подбор персонала с оплатой ниже средней цены по рынку труда изначально подразумевает некачественную эксплуатацию. То есть не все системы будут отслежены надлежащим образом, не все аварийные ситуации удастся спрогнозировать и своевременно предотвратить. В конечном итоге это может привести к штрафным санкциям от арендаторов, находящихся на территории здания, и дополнительным расходам на ликвидацию последствий нештатной ситуации. Иными словами, мы наглядно демонстрируем собственнику объекта известную аксиому: «Скупой платит дважды».

Если экономить, то с умом

Тем не менее ситуации бывают разными. Если экономия на фонде заработной платы неизбежна, следует четко понимать, на каких категориях сотрудников можно как-то оптимизировать расходы, а на каких – ни в коем случае. Основной залог качественного управления – это инженерно-технические работники (ИТР). В первую очередь от их профессионализма, знания оборудования, исполнительности, добросовестности зависит, в каком состоянии будет находиться объект – его инженерные сооружения, конструктив здания. Поэтому при минимальном бюджете акцент следует делать на подбор ИТР и, соответственно, на их правильную расстановку, логистику управления зданием. Чтобы было понятно, о каком объеме работ идет речь, приведу лишь один пример. Начинка среднего по размерам здания (примерно 100 тыс. кв. м) предполагает от 30 до 50 систем жизнеобеспечения и безопасности объекта.



В некоторых случаях круглосуточное нахождение инженеров на объекте необязательно. Достаточно привлечь сотрудников, работающих на аутсорсинге. Речь идет о так называемом выездном сервисе, который подразумевает периодический осмотр оборудования по установленному графику. Отчасти в этом, наверное, и заключается один из принципов фасилити-менеджмента – нужно использовать такие технологии, которые позволяют повысить прибыльность бизнеса клиента, значительно снижая при этом внутренние затраты на обслуживание и эксплуатацию систем здания и одновременно поддерживая высокое качество услуг. Словом, наработки передовых управленцев способны оптимизировать бюджеты собственников коммерческой недвижимости, но необходимо предупредить, что экономия на сотрудниках УК всегда увеличивает риски. Это нужно помнить, учитывать и уметь прогнозировать последствия.


Аудит на партнерских началах

Я уже упомянул, что весьма важным условием качественной работы является аудит объекта. Предварительный осмотр систем позволяет выявить те из них, которые во время строительства либо в процессе эксплуатации вышли за рамки обычного формата автоматической работы и являются «расслабленными», то есть могут в любой момент преподнести неприятный сюрприз. Эти системы, по меньшей мере, потребуют дополнительного внимания: регулировки, наладки и даже ремонта. Если времени немного, допустим, требуется срочно взять какой-то объект в эксплуатацию, риски, разумеется, увеличиваются. Спрогнозировать их полностью не получится – ведь детальный аудит объекта обычно занимает от одного до трех месяцев. Кроме того, некоторые тонкости не всегда можно обнаружить. Например, в зимнее время выполнить стопроцентное обследование холодильных систем едва ли получится.


Как нивелировать риски в такой ситуации? Наша компания предлагает заказчику формат партнерских отношений, то есть мы предлагаем: «Вы откровенно рассказываете обо всех «болезнях» своего здания, а мы подсказываем, каким образом ситуацию выправить». Если работаешь в открытую, а задача собственника состоит в том, чтобы получить качественные услуги по управлению объектом, то, естественно, все нюансы он вам раскрывает.





Впрочем, никто не застрахован от «несчастного случая», даже если, казалось бы, все обговорили и учли. Как правило, с владельцами коммерческой недвижимости вопросы по дополнительному инвестированию на непредвиденные расходы решаются быстро. Они понимают, что несут солидарную ответственность, в противном случае УК имеет право расторгнуть контракт. С госструктурами ситуация посложнее. В договоре на управление административным зданием условия прописаны достаточно жестко, и отказаться от дальнейшего исполнения своих обязанностей в одностороннем порядке не всегда получится. Поэтому вопросы налаживания взаимодействия с такими заказчиками требуют дополнительного опыта.


Договор дороже денег

По сути, речь идет о документальной форме отношений, которые также могут иметь всевозможные подводные камни. Например, при составлении договора мы стараемся максимально детализировать каждый его пункт. Дело в том, что разночтение в определении каких-либо параметров или критериев не позволит ни одной из сторон заложить расходы на необходимые мероприятия по эксплуатации, а это в конечном итоге также приводит к незапланированным расходам. Или, например, возьмем техническое задание. Если оно не расписано во всех деталях, то под него не могут быть заложены определенные объемы планово-предупредительных работ (ППР). В результате риски возникают как у заказчика, так и у исполнителя.



В кризисных условиях достаточно частое явление – пересмотр уже заключенного договора. В трудные времена уменьшается поток арендаторов, ужимаются арендные площади, естественно, у собственника сокращаются оборотные средства и доходы, что автоматически затрагивает бюджет эксплуатирующей организации. Для нашей компании это не является чем-то новым – технологии на этот счет отработаны. Да, приходится маневрировать с количеством персонала, искать дополнительные возможности по снижению рисков. Одного делать нельзя ни в коем случае – резать зарплаты высококлассным специалистам.


На шаг впереди

Наша компания занимается и логистическими объектами, и офисными, и административными. У каждого из них свои особенности. Но в общем и целом отличий в управлении нет. Все достаточно стандартно. Просто нужно выполнять определенное количество операций. Если алгоритмы действий известны, а стандарты компании позволяют работать технологично, то каких-то совсем непрогнозируемых вещей быть не должно.


Разумеется, есть важные объекты, связанные с государственными органами управления или отличающиеся по своему конструктиву. У нас, например, в эксплуатации башни «Москва-Сити», здание Верховного суда Российской Федерации, а по системам пожаротушения – Счетная палата. У каждого такого объекта свои нюансы, но у нас наработанный годами опыт управления и тщательно подобранные высококвалифицированные кадры – поэтому мы умеем работать в штатном режиме.



Конечно бывают и всякого рода неординарные случаи. Но в «ФМ-КРАФТ» работают креативные руководители, которые способны и в нестандартной ситуации принять правильное решение. Был, например, такой случай: на объекте в одно и то же время срабатывала пожарная сигнализация. При проверке каждый раз выяснялось, что система технически исправна. Три недели проводилось тестирование – все безрезультатно. Тогда было принято решение установить видеонаблюдение, которое, собственно, и позволило выявить причину «неполадки». Оказалось, что каждое утро в определенное место приходила сотрудница учреждения и, пользуясь лаком для волос, поправляла свою прическу в непосредственной близости от датчика дымоудаления. Естественно, он срабатывал. Такие «риски», согласитесь, спрогнозировать невозможно.


Сегодня мы посмеиваемся над подобными казусами, но в тот момент, когда ты ищешь и не находишь, когда ты знаешь, что есть некая причина сбоя, и не можешь ее определить, – ощущение не самое приятное. Наверное, поэтому все, кто имеет отношение к фасилити, всегда в курсе новых технологий, всегда в тренде, а часто и на шаг впереди.

Об издании

Журнал «DEVELOPMENT Estate: практика, анализ, технологии» рассчитан на специалистов, занятых в девелоперском бизнесе, и представляет собой медийную площадку для:
■ обмена практическим опытом и наработки банка данных наиболее успешных кейсов;

■ анализа ключевых этапов создания и развития объектов недвижимости в современном мире;

■ продвижения новых технологий в строительной отрасли.
 

 

  • Серый Vkontakte Иконка
  • Twitter - серый круг
  • White Facebook Icon

Присылайте свои статьи по адресу: depat.info@yandex.ru